Как освоить эффективное планирование дел?

Приветствую!

Прогуливаясь сегодня с Лилли, мы размышляли и составляли планирование дел: что предстоит выполнить на следующей неделе, какие дела остались нерешенными, с какими сложностями столкнулись. Обычно у нас получается большой список, поэтому мы записываем и проговариваем самые важные вопросы. И я в очередной раз получил удовольствие от того, какой есть классный инструмент, позволяющий легко выделять важные дела и концентрироваться в первую очередь на них.

Я говорю о матрице Эйзенхауэра. Впервые её придумал Дуайт Эйзенхауэр. В прошлом он был военным, генералом армии, и, когда стал во главе государства (он был президентом США), то для него впервые возникли множество вопросов, которые нужно было как-то решить. Помню его высказывание о том, что эта задача представилась ему чем-то сложным и непреодолимым, но, в силу своего закаленного военного характера он решил найти оптимальный способ решения стоящих перед ним задач. И после того, как он сформулировал его, он сказал примерно следующее: «это не ужасающая армия противника, а просто какой-то сброд».

Метод эффективного планирования дел Дуайта заключался в том, что он применил принцип разделение дел по важности и срочности. Важность он определял степенью влияния результата на деятельность, а срочность двумя факторами — как быстро нужно выполнить и как решение задачи взаимосвязано с другими. Графически такой подход можно изобразить в виде матрицы. Она представляет собой четыре квадрата, расположенных вдоль двух осей (срочности и важности) например таким образом:

Каждый квадрат обладает своими характеристиками и него записываются соответствующие дела и задачи. В результате получается ясное и чёткое видение того, какие дела являются первоочередными, какие второстепенные, а также являются мусорными по своей сути.

Тип задач «Важно и срочно»

В идеале, этот блок должен быть пустым, поскольку возникновение таких дел является либо возникновением непредвиденных ситуаций, либо результатом неорганизованности. Такие дела нужно решить оперативно, поскольку дальнейшее промедление может привести к значительному ущербу и потерям. Чтобы такой ситуации не происходило необходимо вовремя выполнять пункты других блоков. Если же задачи регулярно пополняются, то это признак того, что присутствуют проблемы с планированием. Необходимо в срочном порядке обратить внимание на свою стратегию, и пройти обучающие курсы по эффективному планированию.

Много делать, еще не значит — много сделать.

Эдуард Севрус

Таким образом, здесь вписываются задачи, невыполнение которых создаёт негативные последствия при достижении поставленных целей либо могут являться причиной возникновения трудностей и проблем, а также дела, имеющие отношение к здоровью.

Тип задач: «Важно, но не срочно»

Здесь записываются повседневные задачи, они являются самыми приоритетными. Люди, составляющие свой график делами преимущественно из этого блока, добиваются наивысшего успеха, быстрее продвигаются по карьерной лестнице, обеспечивают себе высокий уровень дохода, располагают большим количеством свободного времени, и, как правило, живут благополучной и красочной жизнью.

Отсутствие срочности в выполнении задач позволяет более обдуманно и конструктивно подходить к их выполнению, что позволяет реализовывать свои возможности максимально полно, продумывать все детали и управлять временными сроками. Но если эти задачи не выполнять в срок, то они попадут в первый блок, и станут более важными и требующими оперативного исполнения. Рекомендуются включать в этот тип задач все дела, из которых состоит наша обычная жизнь — график труда и отдыха, питания, текущие дела, обучение, спорт и т.п.

Тип задач: «Срочно, но не важно»

По больше части эти дела являются отвлекающими и не приближают к намеченным результатам. Зачастую из-за них теряются фокусировка на действительно важных делах, и, как следствие, падает эффективность. При работе важно не перепутать данные задачи с задачами первого блока «Важно и срочно». Необходимо уметь различать важное и второстепенное, а для этого нужно всегда помнить о своих целях.

К такому типу задач можно отнести все дела, которые требуют внимания, но не способствующих продвижению, и в некоторых случаях даже мешающих. Например, поломка бытовой техники, навязанные встречи, отмечание дней рождения людей не из вашего близкого окружения и т.п.

Тип задач: «Неважно и не срочно»

Эти задачи полностью бесполезны. Имеет смысл делать их только самую последнюю очередь, а ещё лучше вообще не приступать к ним. Тем не менее, определять их нужно, поскольку они составляют категорию, которую называют «пожирателями» или «убийцами» времени. Их особенность заключается в том, что они очень соблазнительны, поскольку являются простыми в воплощении и приносящими наслаждение легко и быстро. С их помощью можно расслабиться и с наслаждением провести время. И совершенно нормально, что удержаться от искушения заняться ими очень тяжело. Но для эффективного достижения своих целей это просто необходимо.

К таким делам относятся просмотр сериалов, всяких мусорных телепередач, пустые разговоры с друзьями, компьютерные игры, бессмысленный сёрфинг в Интернете и т.п. Безусловно, отдых необходим человеку, но его можно совмещать с пользой для себя, например, поездкой на природу, посещением спортзала или бассейна, чтением книг и т.п. Но если не выходит оградить себя от занятий этого блока, когда нет получается или просто нет желания, то есть такая рекомендация. Нужно перенести их исполнение, как минимум, на то время, когда будут сделаны задачи двух предыдущих блоков и выделить им как можно меньше времени.

Вот в целом и всё по этому инструменту. Это действительно простой и легкий способ, используемый для эффективного планирования дел. Вещь классная и рекомендую к использованию.

Понравилась статья? Поделитесь ею с друзьями. Оставьте своё мнение в комментариях с чем не согласны, что непонятно, какие темы хотели бы ещё узнать? Это действительно важно для меня.

С вами был Денис Зотов,

пока!